Cập nhật ngày 26/10/2026.
Chính sách này mô tả việc xử lý thông tin khi khách hàng liên hệ Vận Tốc Số, truy cập website và sử dụng Dịch Trực Tuyến. Dữ liệu cuộc họp, tài khoản, giao dịch và thông tin liên hệ có mục đích sử dụng và thời hạn lưu riêng như trình bày dưới đây.
1. Những thông tin được xử lý
- Khi liên hệ: tên, email, số điện thoại, doanh nghiệp, nhu cầu và tài liệu bạn chủ động cung cấp.
- Khi dùng ứng dụng: thông tin tài khoản, phiên đăng nhập, thiết lập phòng, quyền truy cập và lịch sử sử dụng cần để vận hành dịch vụ.
- Khi mua: thông tin người mua và hóa đơn, mã đơn, giá, trạng thái thanh toán, khoản tiền nhận, thông tin giao dịch cần để đối soát và xử lý yêu cầu.
- Khi dịch: âm thanh bạn chia sẻ, nội dung nhận dạng, bản dịch, nội dung gõ và thuật ngữ bạn đưa vào phòng.
Không yêu cầu mật khẩu ngân hàng, OTP hay thông tin đăng nhập ngân hàng để tư vấn, cấp gói hoặc giải quyết khiếu nại.
2. Mục đích sử dụng
Thông tin được dùng để trả lời và thực hiện yêu cầu; xác thực tài khoản; cung cấp phiên dịch; ghi nhận phút; xác nhận thanh toán, lập và quản lý hóa đơn; hỗ trợ, xử lý khiếu nại và bảo vệ hệ thống. Không bán hoặc cho thuê thông tin bạn cung cấp, không gửi quảng cáo khi chưa có sự đồng ý phù hợp.
Việc truy cập website hoặc mua gói không thay thế sự cho phép cần thiết của người tham gia cuộc họp. Người chủ trì phải thông báo và có quyền chia sẻ nội dung trước khi bắt đầu truyền âm thanh.
3. Bên tham gia xử lý
Dịch Trực Tuyến gửi dữ liệu cần thiết tới dịch vụ AI bên ngoài để nhận dạng, dịch và tạo giọng; dữ liệu cuộc họp không được xử lý hoàn toàn ngoại tuyến. Hệ thống có tích hợp OpenAI và dịch vụ giọng nói Microsoft theo cấu hình vận hành. Dữ liệu có thể được xử lý ngoài Việt Nam; thời hạn và phạm vi lưu của nhà cung cấp còn chịu điều khoản dịch vụ của họ. Không mặc định rằng việc không lưu âm thanh tại ứng dụng đồng nghĩa nhà cung cấp không giữ dữ liệu.
Thông tin giao dịch cần thiết đi qua ngân hàng và dịch vụ đối soát thanh toán SePay; thông tin lập hóa đơn được xử lý qua dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel khi lập, phát hành hoặc điều chỉnh hóa đơn. Email, điện thoại và Zalo còn chịu điều kiện của nhà cung cấp kênh liên hệ tương ứng. Không gửi nội dung cuộc họp cho dịch vụ thanh toán hoặc hóa đơn để làm thủ tục mua gói.
4. Lưu trữ và quyền truy cập
Trong ứng dụng phòng dịch, âm thanh được xử lý để dịch và không lưu thành bản ghi âm trên máy chủ ứng dụng. Thời hạn giữ bản ghi chữ song ngữ mặc định là 30 ngày, tính từ lúc bắt đầu lượt họp. Chủ phòng có thể thay đổi thời hạn trong cài đặt tài khoản hoặc xóa sớm theo chức năng được cung cấp. Việc xóa khi hết hạn được thực hiện qua đợt dọn dữ liệu định kỳ theo cài đặt hiện hành; không có nghĩa từng dòng chữ được xóa đúng vào thời điểm tròn 30 ngày. Việc xóa nội dung bản ghi không đồng nghĩa xóa thông tin đơn mua, ghi nhận phút hoặc mọi thông tin quản lý phòng. Quyền tải bản ghi thuộc chủ phòng; người được mời truy cập phòng theo quyền đã cấp.
Thông tin tài khoản, đơn mua và hóa đơn có mục đích, thời hạn lưu khác bản ghi cuộc họp. Khi yêu cầu xóa dữ liệu, một phần chứng từ hoặc thông tin cần thiết có thể phải giữ để thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, xử lý tranh chấp hoặc nghĩa vụ áp dụng; công ty giải thích phạm vi khi tiếp nhận yêu cầu. Không hứa xóa toàn bộ chứng từ giao dịch ngay khi xóa tài khoản.
5. Truy cập website và phiên đăng nhập
Hạ tầng website xử lý thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP để phục vụ nội dung. Ứng dụng dùng thông tin phiên đăng nhập để xác thực và bảo vệ quyền truy cập. Font chữ của website được tải từ hạ tầng website. Chi tiết về truy cập trang giới thiệu xem tại thông tin bảo mật website.
6. Yêu cầu về thông tin cá nhân
Liên hệ email hoặc điện thoại công ty bên dưới để yêu cầu giải thích, truy cập, sửa, xóa hoặc nhận bản sao thông tin; rút lại sự đồng ý, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý theo phạm vi và điều kiện áp dụng. Nêu tài khoản hoặc kênh liên hệ liên quan và yêu cầu cụ thể; chỉ gửi phần cần để xác minh đúng chủ thể.
Công ty phản hồi việc tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu, sau đó kiểm tra và thông báo kết quả theo phạm vi, thời hạn áp dụng. Nếu cần tiếp tục lưu một phần dữ liệu, công ty giải thích phần dữ liệu và lý do. Khách hàng có thể phản ánh việc xử lý thông tin qua kênh khiếu nại. Chính sách này được cập nhật khi thay đổi phạm vi hoặc cách xử lý dữ liệu, với ngày cập nhật ở đầu trang.
Đơn vị cung cấp và liên hệ
Công ty TNHH Vận Tốc Số Việt Nam
Mã số thuế: 0319739684. Ngày cấp: 08/10/2026. Nơi cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh.
Địa chỉ: 114/44/26 Đường số 8, Khu phố 22, Phường Bình Hưng Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Điện thoại: 0399 527 827. Email: admin@vantocso.com.