Tự động hóa kế toán: bớt nhập liệu, đối chiếu nhanh hơn

1. 1Hóa đơn về hộp thư chung
2. 2Đọc file XML theo quy tắc
3. 3AI đọc ảnh chứng từ giấyAI
4. 4Khớp với sao kê ngân hàng
5. 5Kế toán kiểm tra, ghi sổ

Tự động hóa kế toán là để phần mềm làm những bước gom, chép và dò: đưa hóa đơn về một chỗ, ghi bảng kê, khớp tiền với hóa đơn, nhắc hạn. Nó hỗ trợ kế toán, không thay kế toán hay phần mềm kế toán.

Những việc lặp lại của phòng kế toán

• Gom hóa đơn đầu vào từ nhiều hộp thư, có cái gửi nhầm cho nhân viên mua hàng.
• Gõ lại số từ file hóa đơn sang bảng kê, từ ảnh phiếu thu sang sổ.
• Dò sao kê để biết khoản nào trả cho hóa đơn nào.
• Đòi chứng từ và đòi tiền bằng tin nhắn và trí nhớ.
• Gom số dòng tiền từ nhiều file cho giám đốc mỗi tuần.

Tự động hóa quy trình kế toán: bốn việc nên làm trước

Gom hóa đơn điện tử về một chỗ

• Đầu vào: email tới hộp thư riêng cho hóa đơn, thường kèm file XML và bản PDF.
• Cách xử lý: theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đang áp dụng tới tháng 9/2026, hóa đơn điện tử có định dạng XML, máy đọc chính xác từng trường. Vì vậy bước đọc chạy bằng quy tắc, không cần AI. Luồng ghi số hóa đơn, mã số thuế người bán, tiền hàng, tiền thuế vào bảng kê, gắn cờ hóa đơn trùng hoặc sai mã số thuế công ty. Cuối tháng, kế toán tải danh sách hóa đơn mua vào (file Excel) từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn của cơ quan thuế, luồng chỉ ra hóa đơn chưa nhận được. Kế toán xử lý những hóa đơn bị gắn cờ.
• Kết quả: hóa đơn ở một thư mục, có bảng kê và danh sách còn thiếu.
• Công cụ: Gmail hoặc Outlook, Google Drive, Google Sheets, n8n (nền tảng chạy luồng tự động).
• Thời gian tiết kiệm (ước tính): khoảng 5 giờ mỗi tháng, với giả định 150 hóa đơn mỗi tháng, mỗi hóa đơn mất 2 phút tải và gõ tay.

Đề nghị thanh toán và tạm ứng

• Đầu vào: form trên điện thoại: số tiền, lý do, ảnh chứng từ, hạn hoàn ứng nếu là tạm ứng.
• Cách xử lý: AI đọc ảnh chứng từ giấy để điền sẵn số tiền, ngày, người bán; người đề nghị xác nhận lại. Duyệt theo hạn mức, ví dụ từ 5 triệu đồng thì giám đốc duyệt. Tạm ứng quá hạn chưa đủ chứng từ thì người tạm ứng được nhắc. Chưa ai bấm duyệt thì không chi.
• Kết quả: mỗi khoản chi có người duyệt và ảnh chứng từ, biết ai còn tạm ứng chưa hoàn.
• Công cụ: Google Forms, Google Sheets, n8n, mô hình AI đọc ảnh.
• Thời gian tiết kiệm (ước tính): khoảng 4 giờ mỗi tháng, với giả định 60 đề nghị mỗi tháng, mỗi đề nghị đang mất 4 phút gõ lại và hỏi người duyệt.

Khớp tiền vào và nhắc công nợ

• Đầu vào: sao kê tải hằng ngày, hoặc từ dịch vụ trung gian như SePay, báo từng khoản tiền vào kèm nội dung chuyển khoản; hóa đơn bán ra chưa thu.
• Cách xử lý: quy tắc khớp trước: đúng số tiền và nội dung có mã hóa đơn. Khoản còn lại, như “ck tien hang thang 9”, AI gợi ý hóa đơn có thể đúng kèm lý do, kế toán xác nhận. Thư nhắc nợ gửi trước hạn 3 ngày, đúng hạn và sau hạn 7 ngày, khi kế toán đã duyệt danh sách. Thư kèm mã QR chuyển khoản VietQR có sẵn số tiền và mã hóa đơn, nên tiền về thường khớp được ngay.
• Kết quả: mỗi khoản tiền được đối chiếu hoặc nằm trong danh sách chờ. Trước khi nhắc nợ, luồng kiểm tra lại tiền đã nhận; dữ liệu chưa cập nhật thì dừng để kế toán xem.
• Công cụ: SePay hoặc sao kê Excel, Google Sheets, Gmail, n8n, mô hình AI.
• Thời gian tiết kiệm (ước tính): khoảng 8 giờ mỗi tháng, với giả định 250 khoản tiền vào, dò tay mất 1,5 phút mỗi khoản, và 40 lượt nhắc nợ mất 3 phút mỗi lượt.

Báo cáo dòng tiền đầu tuần

• Đầu vào: số dư tài khoản, khoản sắp thu từ bảng công nợ, khoản sắp chi đã duyệt.
• Cách xử lý: sáng thứ Hai, công thức cố định tính tiền đang có, thu chi dự kiến 4 tuần tới và tuần nào có thể thiếu tiền. Không cần AI. Kế toán xem lại trước khi gửi giám đốc.
• Kết quả: biết sớm tuần nào cần giãn chi hoặc thu nợ gấp.
• Công cụ: Google Sheets, n8n, email. Cách dựng có ở trang báo cáo tự động.
• Thời gian tiết kiệm (ước tính): khoảng 1,5 giờ mỗi tuần, với giả định 3 tài khoản ngân hàng và số liệu đang gộp tay.

Ví dụ trước và sau

Ứng dụng AI trong kế toán: chỗ cần và chỗ không

Phần lớn dữ liệu kế toán đã có cấu trúc, nên AI được dùng ít hơn nhiều người nghĩ. AI có ích khi phải đọc thứ con người viết ra:

• Ảnh chứng từ giấy: phiếu thu viết tay, hóa đơn bán lẻ in nhiệt.
• Nội dung chuyển khoản viết tự do, để gợi ý khoản tiền thuộc hóa đơn nào.
• Hợp đồng dạng PDF, để lấy hạn và điều kiện thanh toán.

Đọc hóa đơn XML, cộng trừ hay so số tiền thì quy tắc làm chính xác và rẻ hơn. Không giao cho AI việc hạch toán, xác định nghĩa vụ thuế, kê khai hay quyết định chi.

Giới hạn và điều kiện để bắt đầu

Kế toán vẫn hạch toán, kê khai thuế, xử lý hóa đơn sai với người bán và làm việc với cơ quan thuế. Luồng tự động không nộp gì cho cơ quan thuế. Trang này không phải tư vấn thuế, và quy định có thể thay đổi, nên kế toán của bạn là người kiểm tra cuối cùng. Để bắt đầu, cần ba điều kiện:

• Chứng từ đã ở dạng điện tử: hóa đơn về email, sao kê tải được hoặc nhận qua SePay.
• Phần mềm kế toán có API (cổng kết nối để phần mềm trao đổi dữ liệu) hoặc nhập, xuất được file Excel.
• Một người chịu trách nhiệm quy trình, thường là kế toán trưởng.

Duyệt chi, gom hóa đơn và nhắc hạn là tự động hóa quy trình chạy theo quy tắc. Báo cáo dòng tiền và công nợ có ở trang báo cáo tự động. Cần AI đọc hợp đồng hay trả lời nhân viên về quy định chi tiêu thì xem trang AI agent cho doanh nghiệp.