Đăng ngày · Cập nhật
Gần như quy trình nào cũng có vài bước làm tự động được, nhưng không phải quy trình nào cũng đáng làm, và không nên làm tất cả cùng lúc. Bài này giúp bạn tách bước nào cần AI và bước nào chỉ cần quy tắc, tự chấm một quy trình trong khoảng 15 phút, rồi ước tính số giờ tiết kiệm trước khi bỏ tiền ra.
Bước theo quy tắc và bước cần AI
Một quy trình gồm nhiều bước. Đừng hỏi cả quy trình có làm tự động được không, hãy hỏi từng bước:
- Bước theo quy tắc: nói được thành câu “nếu … thì …” và gần như không có ngoại lệ. Máy làm bước này nhanh, rẻ và cho cùng một kết quả mọi lần.
- Bước cần AI: người làm phải đọc một đoạn chữ viết tự do rồi mới biết làm gì. Mỗi lần đầu vào một kiểu, không viết hết thành quy tắc được.
- Bước của người: câu trả lời là “còn tùy”, vì phải hiểu khách là ai, đang có chuyện gì, hoặc có trách nhiệm pháp lý đi kèm.
| Bước | Loại | Vì sao |
|---|---|---|
| Hợp đồng còn 30 ngày hết hạn thì nhắc người phụ trách | Quy tắc | Chỉ cần so ngày |
| Xác nhận đơn đã thanh toán từ giao dịch ngân hàng | Quy tắc | Kiểm tra mã đơn, tiền thực nhận, tài khoản nhận và giao dịch trùng |
| Lấy mã số thuế và số tiền từ hóa đơn điện tử | Quy tắc | Dữ liệu đã chia sẵn thành từng trường |
| Đọc ảnh chụp phiếu chi viết tay | Cần AI | Chữ viết tay, mỗi phiếu một kiểu |
| Tạo đơn từ tin nhắn “mai giao e 2 cái size M về Q7 nha” | Cần AI | Chữ viết tự do, có viết tắt |
| Đồng ý giảm thêm cho khách quen hay không | Người | Cần hiểu quan hệ với khách |
Hóa đơn điện tử là ví dụ hay bị nhầm. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định tới tháng 9/2026), hóa đơn điện tử dùng định dạng XML, tức dữ liệu đã chia sẵn thành từng trường như mã số thuế, số hóa đơn, tổng tiền. Đọc file XML chỉ cần quy tắc. AI chỉ cần khi chứng từ là giấy hoặc ảnh chụp.
Một quy trình đáng làm thường có nhiều bước theo quy tắc và chỉ một, hai bước cần AI. Bước AI nào cũng cần đường thoát: khi AI không chắc hoặc thiếu thông tin bắt buộc, việc được chuyển cho người kèm lý do. Tới bước của người, luồng dừng chờ người duyệt.
Bảng tự chấm điểm quy trình
Chọn một việc cụ thể, ví dụ “nhận yêu cầu bảo hành”. Nhìn nhanh năm dấu hiệu dưới đây cùng người đang làm việc đó:
Việc này có xảy ra mỗi ngày?
Có thể viết thành “nếu… thì…”?
Thông tin đã ở bảng tính hoặc phần mềm?
Có người duyệt trước bước quan trọng?
Quy trình ít thay đổi trong năm qua?
Mở bảng chấm điểm chi tiết: 0, 1 hay 2?
Bảng này là gợi ý tự đánh giá của Vận Tốc Số, không phải thang đo đã được kiểm chứng.
| Tiêu chí | 0 điểm | 1 điểm | 2 điểm |
|---|---|---|---|
| Tần suất | Vài lần mỗi tháng trở xuống | Vài lần mỗi tuần | Hằng ngày |
| Quy tắc rõ ràng | Mỗi lần một kiểu, cần kinh nghiệm | Có quy tắc nhưng nhiều ngoại lệ, hoặc phải đọc chữ viết tự do | Viết được thành các câu nếu thì, ít ngoại lệ |
| Dữ liệu đã số hóa | Giấy, sổ tay, trong đầu một người | Rải rác trong tin nhắn, ảnh chụp, file cá nhân | Nằm trong bảng tính chung, form hoặc phần mềm xuất được dữ liệu |
| Sai thì ra sao | Mất tiền hoặc mất khách ngay, không ai kịp chặn | Gây phiền, mất vài giờ để sửa | Sửa lại dễ, hoặc có người duyệt trước khi ra ngoài |
| Độ ổn định | Cách làm đổi hằng tháng | Đổi vài lần mỗi năm | Gần như không đổi trong một năm qua |
Tiêu chí thứ tư dễ bị hiểu ngược. Làm tay hay sai là lý do nên tự động hóa quy trình đó. Tiêu chí này hỏi điều khác: nếu chính luồng tự động làm sai, thiệt hại tới đâu và có ai kịp chặn không. Quy trình liên quan tới tiền vẫn làm được, miễn là có người duyệt trước khi tiền đi.
Đọc tổng điểm
- 8 đến 10 điểm: ứng viên tốt cho quy trình đầu tiên.
- 5 đến 7 điểm: làm được, nhưng nên xử lý trước những tiêu chí chỉ được 0 hoặc 1 điểm: đưa dữ liệu vào một bảng chung, viết quy tắc ra giấy, thêm bước duyệt.
- Dưới 5 điểm: chưa nên tự động hóa quy trình này. Ghi lại lý do và chấm lại sau vài tháng.
Dù tổng điểm cao, tiêu chí nào được 0 điểm thì phải xử lý trước. Dữ liệu còn trên giấy hay cách làm đổi mỗi tháng là những chỗ luồng tự động gãy đầu tiên.
Ví dụ, quy trình nhận yêu cầu bảo hành qua form được chấm như sau: tần suất 2, vì ngày nào cũng có yêu cầu; quy tắc 1, vì khách mô tả lỗi bằng lời của mình; dữ liệu 2, vì bảng bán hàng đã có số điện thoại và ngày mua; hậu quả 2, vì nhân viên xác nhận lịch hẹn trước khi báo khách; ổn định 2. Tổng 9 điểm.
Quy trình nào có thể tự động hóa bằng AI: gợi ý theo phòng ban
Những quy trình dưới đây thường có điểm cao ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì lặp lại nhiều và dữ liệu thường đã nằm trong máy. Hãy vẫn chấm lại theo cách làm thật của bạn.
- Bán hàng: nhận khách tiềm năng từ form và quảng cáo vào một bảng, chia cho người bán, nhắc gọi lại đúng hạn. AI đọc tin nhắn của khách để ghi nhu cầu. Xem trang tự động hóa bán hàng.
- Marketing: đăng bài theo lịch nội dung đã duyệt, gom số liệu quảng cáo mỗi sáng. AI soạn nháp bài đăng. Xem trang tự động hóa marketing.
- Kế toán: gom hóa đơn điện tử từ email vào một thư mục và một bảng, đánh dấu đơn đã thanh toán theo nội dung chuyển khoản, nhắc công nợ đến hạn. AI đọc ảnh chứng từ giấy. Xem trang tự động hóa kế toán.
- Nhân sự: nhắc hết hạn thử việc và hợp đồng, gom đơn nghỉ phép vào bảng chấm công. AI trả lời câu hỏi của nhân viên về quy định nội bộ.
- Chăm sóc khách hàng và kho: nhận yêu cầu bảo hành, báo mặt hàng sắp hết, gửi khảo sát sau khi giao hàng. AI xếp loại yêu cầu theo lời mô tả của khách.
- Báo cáo định kỳ của mọi phòng ban, như doanh thu tuần hay công nợ quá hạn: xem trang báo cáo tự động.
Những việc chưa nên giao cho luồng tự động
- Cách làm đang thay đổi: vừa đổi cách tính hoa hồng, đang chuyển phần mềm, đang sắp xếp lại nhân sự. Đợi cách làm mới chạy ổn vài tháng.
- Việc cần phán đoán và quan hệ: thương lượng giá, xử lý khiếu nại gay gắt, quyết định tuyển ai. Máy chuẩn bị thông tin, người quyết định.
- Việc làm vài lần mỗi năm: công dựng và trông luồng lớn hơn thời gian tiết kiệm.
- Việc chưa có người chịu trách nhiệm: luồng chạy sai mà không ai được báo, không ai sửa.
- Việc có hệ quả pháp lý: kê khai thuế, ký hợp đồng. Luồng có thể gom hồ sơ, nhưng người có trách nhiệm phải kiểm tra và ký.
Nên tự động hóa quy trình nào trước
Khi đã chấm vài quy trình, chọn quy trình đầu tiên theo ba điều kiện: điểm từ 8 trở lên, tiết kiệm nhiều giờ nhất trong nhóm đó, và có một người chịu trách nhiệm từ đầu tới cuối. Quy trình đầu tiên cũng nên nằm gọn trong một phòng ban và dùng ít công cụ, để thấy kết quả trong vài tuần chứ không phải vài tháng.
Đừng chọn quy trình quan trọng nhất công ty làm quy trình đầu tiên. Quy trình đầu tiên là nơi đội ngũ học cách đọc nhật ký, xử lý lỗi và duyệt kết quả, và học trên một việc vừa phải thì rẻ hơn.
Ước tính số giờ tiết kiệm
Điểm cho biết quy trình dễ làm và an toàn tới đâu. Số giờ cho biết có đáng làm không. Cách ước tính:
- Đếm số lần làm mỗi tháng.
- Bấm giờ năm lần làm thật, lấy trung bình. Ước lượng theo trí nhớ dễ lệch.
- Ước tính mỗi lần còn bao nhiêu phút cho người: đọc lại, duyệt, xử lý ngoại lệ.
- Lấy số lần nhân với số phút bớt được mỗi lần, đổi ra giờ, rồi trừ thời gian trông và sửa luồng mỗi tháng.
Thời gian tiết kiệm (ước tính): khoảng 29 giờ mỗi tháng, với giả định 12 yêu cầu mỗi ngày trong 22 ngày làm việc, mỗi yêu cầu bớt được 7 phút, và 2 giờ trông luồng mỗi tháng.
Nếu kết quả chỉ vài giờ mỗi tháng, quy trình đó chưa đáng làm trước, dù điểm cao. Ngược lại, quy trình tiết kiệm nhiều giờ nhưng điểm thấp thường đáng được chuẩn bị: đưa dữ liệu vào máy, viết quy tắc ra, rồi chấm lại.
Từ bảng điểm tới quy trình đầu tiên
Khi đã có một quy trình từ 8 điểm và số giờ tiết kiệm đủ lớn, bước tiếp theo là vẽ lại quy trình đó cùng người đang làm, rồi dựng thử với dữ liệu thật. Trang tự động hóa quy trình nói cách một luồng như vậy được dựng và bàn giao. Nếu quy trình có nhiều bước cần đọc tài liệu và soạn nháp, xem thêm AI agent cho doanh nghiệp. Còn nếu bạn chưa rõ nên đưa AI vào phòng ban nào trước, bài ứng dụng AI trong doanh nghiệp đi từ bức tranh chung.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình có nhiều ngoại lệ thì xử lý thế nào?
Luồng làm phần thường gặp, còn ngoại lệ được chuyển cho người kèm lý do. Nếu ngoại lệ chiếm tới khoảng một phần ba số lần, nên thống nhất lại cách làm trước rồi mới dựng luồng.
Có cần vẽ sơ đồ quy trình trước khi chấm điểm không?
Không cần phần mềm vẽ sơ đồ. Viết ra giấy các bước theo thứ tự, mỗi bước ai làm, dùng công cụ gì, mất bao lâu. Chừng đó đủ để chấm điểm, và thường làm lộ ra những bước chép dữ liệu hay phải chờ mà trước đó không ai để ý.
Ai nên chấm điểm, và mất bao lâu?
Người quản lý nên chấm cùng người đang làm việc đó hằng ngày, vì người làm biết những ngoại lệ và những lần phải sửa lại mà báo cáo không ghi. Mỗi quy trình mất khoảng 15 phút nếu đã có danh sách các bước.
Quy trình điểm thấp có phải bỏ luôn không?
Không. Điểm thấp chỉ ra việc cần chuẩn bị. Dữ liệu còn trên giấy thì đưa vào một bảng chung, quy tắc còn nằm trong đầu một người thì viết ra. Làm xong các việc đó rồi chấm lại, nhiều quy trình sẽ lên điểm.
